简介

简介

Summary

文档一体化档案管理系统是从档案工作的实际需要出发,以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则,在总结大量用户使用经验及意见,结合多年的软件开发经验,汲取其他优秀档案管理系统的优点,推同的新一代档案管理软件。它在保证灵活性和扩展性的基础上,为各行业档案室及其他立档单位提供了全面的解决方案,是基于windows平台下的C/S架构的各行业档案室最佳的管理软件系统。

系统特点

系统特点

System Characteristics

1. 支持国家最新标准《归档文件整理规则》。

2. 具备档案的综合管理功能,实现企事业单位档案从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索到利用、编研等一系列档案管理过程的管理。

3. 用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息,也可按自己需要实施分类方案,对管理对象逐级划分,充分契合用户业务变化的需要。

4. 真正实现自动组卷与归档。

5. 检索速快,十万条记录20秒以内响应;查询方式除简单查询外,系统还提供自定义查询和多表查询,通过自定义查询目录保存查询条件,以后只要通过点击就可实现快速检索;多表查询则是同时在多个目录数据表中找出符合条件的记录。同时系统还提供分页浏览的方式实现数据的快速查询。

6. 支持原文管理,通过“添加”、“扫描” 方式把原文存储到计算机里,实现文件内容的查阅。

7. 实现多种备份功能,可以将目录数据及电子原文数据压缩后向软盘、光盘备份,也可将各种备份资料迅速恢复丢失的数据,确保用户的宝贵数据安全无虞。通过导入导出,使不同机器和用户之间的数据自由输入、输出,互相交换,实现数据资源的共享。强大的查询功能,保证查询的速度、准确度。

8. 光盘发布是世纪科怡文档一体化系统的一个增强功能,可将系统的全部或部分数据,包括目录数据及原文以一定的格式迁移到光盘上。

功能结构

功能结构

Functional Structure

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功能模块

功能模块

functional Module

文件管理:文件是档案的最主要的来源,文件管理指对公文(包括收文、发文、内部文件)的管理。在本系统中,加入文件管理功能,是实现文档一体化的需要。文件管理模块包括文件登记、文件归档以及报表打印三部分。


档案管理:档案(文书、会计、照片、科技、实物、光盘、书稿)管理是本系统的核心模块,它主要涵盖了档案管理中最重要的业务处理过程,包括档案的录入、组卷、调整和制作目录等。


资料管理:除了档案和文件以外,本系统将管理的内容扩展到其它文档资料,体现了文档一体化的特点。资料管理主要实现资料的登记和报表打印功能。本系统中资料的主要内容包括资料和图书。


检索:检索是一项十分重要的功能,本系统检索功能包括文件、档案和资料的检索。下面以档案检索为例进行说明,其余文件检索及资料的检索可参照以下说明。档案人员在管理过程中的编目、编研、利用、鉴定等工作中经常要使用到档案检索功能。利用计算机进行检索则大大提高了档案检索的速度,结束了手翻帐本的时代,是档案管理走向现代化的标志。


利用:档案的最终目的就是为社会提供档案材料与档案信息,从而为社会各界服务。本系统中档案利用不仅对档案实现利用管理,同时也把文档资料纳入其中,其功能主要包括利用人管理、利用登记、归还管理、利用管理、利用统计五个环节。


保管:档案保管工作是根据档案的成份和状况,为延长档案寿命所采取的一系列存放的安全措施。本系统中档案保管的内容包括以下库房温湿度登记和设置存放位置索引两个方面。


鉴定:档案的鉴定销毁工作,是档案馆(室)对档案文件的价值作出判断,并对保管期限已满、失去保存价值的档案予以销毁。本系统中鉴定销毁的工作包括到期鉴定和销毁鉴定两个环节。


移交接收:移交接收工作是指档案馆确定接收对象,然后向移交单位发出接收通知书,各移交单位按要求将其管理的保管期限为长期(含长期)以上的文书档案、科技档案、照片档案、相关资料实体与检索目录以及与其全宗配套的编研材料向档案馆移交的过程。在档案的计算机管理过程中,通过移交接收可以轻松实现档案目录数据和电子原文的上报和接收。移交接收包括两项内容,即:档案移交和档案接收。


编研:档案编研工作是指档案馆(室)根据社会利用的需要,对档案内容进行研究和编纂的工作。本模块为您提供专业的模板文件,辅助用户撰写编研材料;还可直接从数据库中导入数据作为编研材料的内容,同时还可支持原文的上传和下载。除此之外还可对编研表格进行灵活定制。


统计:统计是以表册或数字的形式,揭示档案和档案工作中诸现象的发展过程及其一般规律的工作,同时也可以让档案管理人员随时掌握馆藏情况。在本系统中统计工作包括基本情况年报及档案相关统计。


数据管理:在计算机档案管理过程中,数据资源的安全向来是至关重要的。为了防止数据的损毁或丢失而造成的巨大损失,最为简单有效的方法就是经常对这些重要的数据进行备份,对这些丢失的数据进行迅速恢复。本模块就是为方便用户的备份和恢复而设置的,它具有多种备份功能,可将目录数据及电子原文数据压缩后向软盘、光盘备份,以适应不同情况下的备份需要;同时还具有方便的恢复功能,可以将备份的数据迅速恢复丢失的数据,确保数据的安全。本系统包括外来数据的导入及本系统数据的导出、数据库(表)的备份及数据表的恢复。


光盘发布:分为光盘发布、光盘浏览、光盘上载和光盘回写四个功能。


系统维护:系统维护主要是对软件的核心数据进行调整,它一般由系统管理员操作。本模块主要实现添加用户、增加档案门类、定义实体分类、设置档号格式等功能,并提供系统辅助管理工具。

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