什么是“档号”

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发表时间:2019-07-25 11:19作者:行政人事部 程歆迪

档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的主要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。

什么是“档号”?

档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。

中华人民共和国档案行业标准《档号编制规则》(DA/T 13-1994)中对档号的定义为:档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。

档号编制原则:

(1)唯一性原则

档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

(2)合理性原则

档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

(3)稳定性原则

档号一经确定,一般不应随意改变。

(4)扩充性原则

档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。

(5)简单性原则

档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。

档号结构分为三种:

第一种结构为:全宗号 -案卷目录号 - 案卷号 -   件、页(张)号。

第二种结构为:全宗号 - 类别号 -案卷号 -件、页(张)号。

第三种结构为:类别号 - 项目号 - 案卷号 - 件、页(张)号。

国家档案局在新颁布的《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)中,增加了归档文件档号结构和编制要求,标准规定:归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“•”隔开。如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001”。


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